Ранее организация собраний с несколькими занятыми работниками была непростой задачей. Пользователям приходилось искать свободное время для встречи вручную, просматривая расписания на будущее, чтобы найти время, подходящее для всех участников. Теперь помощник по планированию Outlook 2. После ввода сведений о том, присутствие каких работников обязательно, а каких желательно, а также сведений о необходимых помещениях и ресурсах помощник по планированию выводит на экран представление, содержащее выделенные цветом дни, наиболее подходящие для организации собрания. После того как день выбран, аналогично выбирается время в течение этого дня. Рис. 2 Помощник по планированию. Для определения оптимального времени собрания помощник по планированию в первую очередь учитывает данные сотрудников, присутствие которых обязательно, далее сотрудников, присутствие которых желательно, и, наконец, данные о наличии помещений и ресурсов. Помощник по планированию облегчает также работу с такими сложными вопросами, как гибкий график работы и разница во времени между часовыми поясами. Пользователи могут устанавливать рабочее время сами, указывая время начала и окончания своего рабочего дня. Таким образом, люди, которые приезжают на работу не раньше 9 или 1. При планировании встречи другими пользователями более раннее время, например 8 утра, предлагаться не будет. Если необходимо организовать встречу двух групп из различных часовых поясов одной из Лондона, другой из Лос Анжелеса, то будет предложено время встречи, приходящееся на рабочее время обеих групп. Для лондонской стороны эта встреча состоится вечером, для жителей Лос Анжелеса утром. Зато ни для одной из сторон это не будет два часа ночи. Поиск иголки в стоге сена. В последние годы количество сообщений электронной почты, приходящих в папку Входящие среднего пользователя, увеличивается с пугающей скоростью. Когда то обычный рабочий почтовый ящик мог содержать всего пару сотен сообщений, а сейчас некоторые сотрудники получают такое количество сообщений каждый день. В этой лавине сообщений похоронена масса информации, которая очень важна для успешной работы любой организации. Поиск информации в тот момент, когда она нужна, может представлять собой достаточно сложную задачу. Независимо от того, работает пользователь в режиме кэширования или в оперативном режиме, при поиске сообщения применяются одни и те же алгоритмы. В оперативном режиме запрос поиска отправляется на сервер Exchange, где и осуществляется поиск. Индексатор содержимого Exchange, быстродействие которого почти в 3. Exchange Server 2. При работе в режиме кэширования диспетчер электронной почты Outlook использует мгновенный поиск на основе панели поиска Windows. Поиск текста может выполняться в теме сообщения, в теле сообщения, в полях адреса отправителя и получателя и даже во вложениях, как показано на рис. Новые способы поиска необходимого сообщения электронной почты. Доступ из любого места с помощью единой системы обмена сообщениями. Единая система обмена сообщениями, встроенный компонент сервера Exchange Server 2. Входящие все типы бизнес коммуникации, включая электронные сообщения, голосовую почту и факсимильные сообщения. В традиционных системах услугами голосовой почты можно воспользоваться с помощью телефона, обмен электронной почтой происходит с помощью компьютера, факсимильными сообщениями с помощью отдельного факсимильного аппарата. Единая система обмена сообщениями сервера Exchange позволяет пользователю выбрать тот клиент, который наилучшим образом отвечает его потребностям в данное время и в данном месте. Факсимильные и голосовые сообщения в диспетчере электронной почты Outlook отображаются в папке Входящие рядом с сообщениями электронной почты. При выборе сообщения голосовой почты на экран выводится встроенный проигрыватель, так что сообщение может быть воспроизведено непосредственно из области чтения см. Воспроизведение сообщений голосовой почты через Outlook. Диспетчер электронной почты Outlook позволяет также производить контекстную обработку сообщений. Обычно при прослушивании голосовой почты вы делаете заметки на листе бумаги. Эти записи никак не связаны с сообщением и могут быть утеряны, что трудно назвать образцом эффективного обмена информацией. При использовании единой системы обмена сообщениями сервера Exchange заметки можно делать непосредственно в диспетчере электронной почты Outlook.